Een externe vertrouwenspersoon
Sommige organisaties werken met interne vertrouwenspersonen en sommige met externe. Ook een combinatie van beide is mogelijk. Maar wat zijn nou de verschillen tussen deze vertrouwenspersonen en zijn er voor- en nadelen? Wij leggen het hieronder graag uit.
Een externe vertrouwens-persoon
Sommige organisaties werken met interne vertrouwenspersonen en sommige met externe. Ook een combinatie van beiden is mogelijk. Maar wat zijn nou de verschillen tussen deze vertrouwenspersonen en zijn er voor- en nadelen? Wij leggen het hieronder graag uit.
Wat is een externe vertrouwenspersoon?
Een externe vertrouwenspersoon is een door een organisatie aangestelde professional die als zelfstandig ondernemer of via een vertrouwenspersonenbureau wordt ingehuurd. De externe vertrouwenspersoon staat hierdoor los van de organisatie, is onafhankelijk en objectief. Een externe vertrouwenspersoon is meestal enkel en alleen voor deze rol verbonden aan de organisatie.
Kleinere organisaties kiezen vaak alleen voor een of meer externe vertrouwenspersonen om onpartijdigheid en onafhankelijkheid te garanderen. Grotere organisaties kiezen soms voor een combinatie van interne vertrouwenspersonen die worden aangevuld door externe vertrouwenspersonen. Zo kunnen medewerkers zelf kiezen wie ze willen spreken.
Wat is het verschil tussen een interne- en externe vertrouwenspersoon?
Interne vertrouwenspersonen zijn functionarissen die naast hun eigen functie de rol van vertrouwenspersoon op zich nemen, terwijl een externe vertrouwenspersoon specifiek voor deze rol wordt ingezet. Het is van belang dat de medewerkers altijd bij een vertrouwenspersoon terecht kunnen waarmee ze geen directe werkrelatie hebben. In kleinere organisaties is de kans groot dat de melder en de interne vertrouwenspersoon elkaar kennen. Bij een interne vertrouwenspersoon kan daardoor sneller een loyaliteitsconflict ontstaan en kan de onafhankelijke positie in gevaar komen. De externe vertrouwenspersoon biedt dan uitkomst. Deze staat verder van de organisatie af, is niet bekend met de melder of de lastveroorzaker en heeft geen andere belangen.
Een ander verschil tussen de interne en externe vertrouwenspersoon is het opbouwen van ervaring. Waar de interne vertrouwenspersoon afhankelijk is van het ‘aanbod’ van meldingen binnen de organisatie, waardoor het kan voorkomen dat hij/zij weinig ervaring opbouwt, zal de externe vertrouwenspersoon meer ervaring opbouwen door de inzet bij verschillende organisaties. De kosten van een interne vertrouwenspersoon bestaan uit tijd, faciliteiten (telefoon, email, spreekruimte), lidmaatschap van de beroepsvereniging, certificering, scholing, bijscholing en tijd voor intervisie. Een externe vertrouwenspersoon werkt vaak met een vooraf gesproken tarief of abonnementsvorm.
Zo geregeld.
Ga met ons in gesprek en weet snel wat voor jouw organisatie werkt. Je weet direct waar je aan toe bent en het is zo geregeld.
Persoonlijk contact
Telefonisch of via het scherm spreken we de wensen van je organisatie door en stemmen we af welk abonnement het beste past.
Snel geregeld
Je krijgt snel informatie over wie de vertrouwenspersonen zijn en hoe zij te bereiken zijn. Deze personen zijn direct beschikbaar voor jouw organisatie.
Dit doen we voor je
De vertrouwenspersoon voert indien nodig gesprekken en zal adviseren naar aanleiding van signalen vanuit de organisatie. Hij of zij kan ook meedenken over beleid en het vergroten van de sociale veiligheid in de organisatie.
Weet waar je aan toe bent.
Wij nemen contact op als het aantal gesprekken van het abonnement verbruikt zijn. De jaarlijkse rapportage geeft inzicht in het aantal en, voor zover mogelijk, de aard van de gesprekken.
Wat is het voordeel van een externe vertrouwenspersoon?
Een voordeel van een externe vertrouwenspersoon is de afstand tot de organisatie. De kans is zeer klein dat de vertrouwenspersoon en de medewerker elkaar al kennen. Dit kan het gevoel van veiligheid vergroten. Medewerkers kunnen zich meer op hun gemak voelen bij zo’n ‘neutrale’ externe functionaris. Medewerkers hebben bovendien vaker het beeld dat een externe vertrouwenspersoon meer autonoom, zonder druk van de leiding, kan opereren. Ook heeft een externe vertrouwenspersoon soms meer kennis. Door zijn of haar inzet bij verschillende organisaties kan er ook meer ervaring worden opgebouwd. Een externe vertrouwenspersoon wordt daarom ook wel ingezet om interne vertrouwenspersonen en het management te ondersteunen.
Hoe werkt het inschakelen van een externe vertrouwenspersoon?
Het inzetten van een externe vertrouwenspersoon is snel geregeld. Maak een keuze uit hoeveel vertrouwenspersonen je wilt aanstellen, in welke regio en hoeveel gesprekken je in het abonnement wilt opnemen. Sluit een jaarabonnement af en maak kennis met de vertrouwenspersoon. Communiceer de introductie, foto en contactgegevens van de vertrouwenspersoon in de organisatie en de vertrouwenspersoon staat voor jullie klaar.
Externe vertrouwenspersoon inhuren bij viaVerplancke
Een jaarabonnement voor een vertrouwenspersoon is zo geregeld. Eerst hebben we telefonisch of via Teams/Zoom contact en spreken we af welk abonnement het beste bij jouw organisatie past. Na bevestiging van de afspraken, ontvang je informatie over de vertrouwenspersonen en hoe zij te bereiken zijn. Je kunt deze informatie delen binnen de organisatie. Vanaf dat moment is de vertrouwenspersoon telefonisch en via mail beschikbaar voor alle medewerkers. De vertrouwenspersoon voert waar nodig gesprekken met melders en neemt contact op als het aantal gesprekken van het abonnement is verbruikt. Zijn er meer gesprekken nodig dan in het abonnement is voorzien, dan zullen extra gesprekken plaatsvinden tegen ons uurtarief.
De jaarlijkse rapportage is geanonimiseerd en geeft inzicht in het aantal en, voor zover mogelijk, de aard van de gesprekken. De vertrouwenspersoon zal desgevraagd adviseren naar aanleiding van signalen vanuit de organisatie. De vertrouwenspersoon kan ook meedenken in het opstellen van beleid en het geven van voorlichting over het vergroten van de sociale veiligheid in de organisatie.